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Por que seus emails após as 17 horas podem acabar com sua empresa

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Ao chegarem no escritório e perceberem que houve uma troca de emails à noite, as outras pessoas vão sentir que perderam alguma coisa. Em breve, essa sensação se espalha por toda a organização e ninguém mais vai dormir. (iStock)

Não é raro, depois de um longo turno de trabalho, quando finalmente nos sentamos para relaxar no sofá, lembrarmos de repente de algo crucial que precisa ser feito no dia seguinte. Antes de percebermos, já estamos disparando emails para colegas e, quando terminamos, já passou da hora de dormir. Este hábito ajuda ou prejudica? Como você pode ter certeza de que está em dia com o trabalho sem interromper seus momentos longe dele?

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Maura Thomas é especialista em produtividade, gestão da atenção e equilíbrio entre vida e trabalho. Ela é palestrante, coach, autora e fundadora do RegainYourTime.com e seu trabalho é abordar os mais variados temas que envolvem a cultura de uma empresa – de emails noturnos a escritórios com planta aberta.

FORBES: Você diz que é uma má ideia mandar emails a qualquer hora, mesmo que o remetente não espere uma resposta imediata. Por quê?

Maura Thomas: A equipe observa o líder para captar dicas, então há duas razões: uma é ambição e a outra é a atenção, ou melhor, a falta de gestão da atenção.

O problema da ambição é que os funcionários querem passar a seus chefes a impressão de serem tão dedicados e habilidosos quanto eles. Então, quando um líder manda um email, a equipe vai pensar que, se ele está trabalhando, eles também deveriam estar, pois ninguém quer passar a ideia de estar relaxando enquanto todos estão trabalhando até tarde. Outro ponto é que, ao chegarem no escritório e perceberem que houve uma troca de emails à noite, as outras pessoas vão sentir que perderam alguma coisa. Em breve, essa sensação se espalha por toda a organização e ninguém mais vai dormir. Então este é o primeiro problema.

O segundo problema é a gestão da atenção. As pessoas estão tão conectadas o dia todo que se esquecem que o email deve ser uma forma de comunicação como as outras, então exigem resposta imediata. Parte disso diz respeito, de novo, a liderança. Cada trabalhador checa seu email o dia todo, a cada minuto. Ou, se não checa, pelo menos o mantém aberto, o que acaba tirando a atenção a todo momento. É impossível se desligar dele, e sair pela porta não significa que o hábito terminou. O que significa que os profissionais continuam conferindo suas mensagens enquanto assistem televisão com a família, jantam e até na cama. A incapacidade de controlar a atenção é um problema real que, muitas vezes, acaba atingindo toda a organização.

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FORBES: Seu novo livro, “Work Without Walls”, explora o problema de não ter tempo o suficiente no dia, que você diz ser realmente um problema da cultura do ambiente de trabalho. Como você explica isso?

Maura: Sim, a cultura da produtividade dentro de uma empresa normalmente não é criada intencionalmente. É o resultado dos hábitos das pessoas, especialmente dos líderes. Hábitos como o envio de emails à noite ou a mania de interromper o trabalho das pessoas o tempo todo porque, quando o chefe quer, todo mundo precisa largar o que está fazendo. O problema é que, na verdade, é bem provável que o funcionário estivesse profundamente concentrado em outra tarefa, apesar de isso ser cada vez mais raro, o que é outro problema. Se o chefe tiver hábitos como esses e eles forem considerados aceitáveis, os funcionários entenderão que é assim que as coisas funcionam e se sentirão autorizados a fazer o mesmo.

Então, os líderes principalmente são culpados por agir como se atenção e foco não fossem necessários. Nós contratamos pessoas com base nisso – ninguém pergunta a alguém em uma entrevista de emprego quantas coisas ela é capaz de fazer ao mesmo tempo ou quantos emails consegue responder em um dia. Nós perguntamos às pessoas sobre suas experiências, seu conhecimento e suas habilidades de resolução de problemas, e depois as colocamos em uma situação em que elas não podem sequer aplicar esse conhecimento e essa sabedoria de uma maneira significativa.

FORBES: Qual é a sua visão sobre escritórios com ambientes abertos?

Maura: Eu fiz muita pesquisa sobre isso para o meu livro e encontrei um estudo que mostra que todas as coisas boas sobre plantas abertas de escritório são verdade: elas estimulam a colaboração. Mas não era um estudo acadêmico – era de uma fabricante de móveis de escritório.

O restante das pesquisas prega que este tipo de planta não é particularmente útil. Mas os problemas enfrentados pela empresa não são culpa do tipo de escritório, e sim da implementação dessa planta e, de novo, da cultura. Pode ser produtivo implementar uma planta aberta se também for considerada a importância de tempo em silêncio, foco e até privacidade.

A privacidade é algo muito importante para as pessoas. Alguns estudos mostram que, quando as pessoas estão sendo observadas, ficam desconfortáveis e perdem um pouco de sua irreverência natural – e a irreverência estimula a criatividade. Nos sentimos como se estivéssemos sendo observados, e gastamos tempo nos preocupando com o que parece que estamos fazendo em vez de realmente fazer alguma coisa.

Então, em vez de tanto vidro, talvez seja melhor tentar vidro fumê ou algo do tipo, para que as pessoas tenham certa privacidade. Essas são apenas algumas coisas úteis. De novo, não é o escritório em si, é a implementação dele.

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FORBES: O que os líderes podem fazer para serem 1% melhores hoje?

Maura: A maioria dos nossos leitores, eu acho, é formada por trabalhadores intelectuais, o que significa que a principal parte de seus trabalhos está relacionada a decisões, comunicação, informação e todas as coisas que dependem da ferramenta que trazem ao trabalho todos os dias: seus cérebros. Se você for um trabalhador intelectual, então seu cérebro é a sua ferramenta de trabalho.

E há duas coisas que importam para o seu desempenho. Não apenas o funcionamento físico do órgão, como se ele tem glicose para se abastecer ao longo do dia, se você dormiu o suficiente ou se todos os seus neurônios estão funcionando corretamente, mas também suas atitudes, seus sentimentos, suas emoções, e todas aquelas coisas que podem também afetar seu desempenho.

A gestão do tempo diz respeito a fazer o melhor uso de seus recursos. E os seus recursos mais importantes não são seu tempo ou seu dinheiro, são o seu corpo e a sua mente. Então, uma coisa específica que você pode fazer, é um intervalo. Uma pausa real todos os dias. Você não consegue uma nova perspectiva de algo de que você nunca se distanciou.

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