Por que começar o dia com um bom planejamento é muito mais produtivo

Quando você acorda de manhã, qual é a primeira coisa que você faz? Checa o email e o correio de voz? Ou leva alguns minutos para desenvolver um plano capaz de fazer com que você saiba exatamente o que fazer para ter um dia de sucesso?

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Se a primeira coisa é pegar o seu celular e verificar o correio eletrônico, saiba que você não está sozinho. Mas essa ação o coloca em um caminho para ser muito menos produtivo durante o dia.

Mais de 7 mil pessoas participaram do teste online “Como as suas habilidades de gerenciamento de tempo se acumulam?”. Uma das 12 perguntas pedia que os entrevistados escolhessem entre as seguintes opções:

  1. De manhã, antes de verificar o email ou o correio de voz, desenvolvo um plano para saber exatamente o que preciso alcançar naquele dia para torná-lo um dia de sucesso;

  2. De manhã, as primeiras coisas que faço são verificar e-mail ou correio de voz.

66% das pessoas responderam que conferem seus correios eletrônicos, enquanto apenas 34% fazem um plano para o dia. Está claro, portanto, que pegar o celular e verificar emails ainda na cama é uma ação incrivelmente natural para muitos de nós. Mas há um grande problema em fazer isso.

O teste online também pediu às pessoas que respondessem qual a porcentagem do seu tempo de trabalho elas sentiam que era desperdiçada. E é aí que os resultados ficaram realmente preocupantes. No caso daqueles que tinham como primeira atividade do dia fazer um planejamento, o desperdício apontado era de mais da metade para 11% dos entrevistados. Já nos casos das pessoas que checavam seus emails ainda da cama, esse índice subia para 20%. Em resumo: se a primeira coisa que você fizer de manhã for verificar seu email, você tem 82% mais chances de perder mais da metade do tempo no trabalho.

Além disso, apenas 47% das pessoas que começam seus dias conferindo as mensagens eletrônicas dizem que, muitas vezes, saem do trabalho com a sensação de que “hoje foi um dia bem-sucedido”, enquanto 68% das pessoas que começam o dia desenvolvendo um plano deixam a empresa com a mesma sensação. Isso significa que você terá cerca de 45% mais chance de sair do trabalho com a sensação de missão cumprida se começar o dia com um planejamento.

Parece estranho que essa simples técnica tenha um impacto tão significativo na produtividade e na felicidade de uma pessoa ao longo do dia. Mas parece ter algo a ver com a criação de um de um plano intencional para o dia. Quando respondemos emails, estamos respondendo aos objetivos de outras pessoas. Por exemplo: se um colega manda uma mensagem com uma solicitação, você estará reagindo às necessidades dele. E, enquanto faz isso, coloca suas metas em espera. Começar o dia transferindo seus objetivos para um segundo plano faz com que seja mais difícil retomar. Ou seja, começar o dia respondendo emails é um caminho sem volta.

Agora, em contrapartida, imagine que você começou o seu dia pensando: “Estas são as coisas que eu preciso fazer para que hoje seja um dia bem-sucedido”. Em vez de priorizar as necessidades de outras pessoas, você teria firmemente ancorado seu dia para alcançar os seus próprios objetivos. Não é preciso gastar 10 horas por dia trabalhando para alcançar suas metas se você puder investir pelos uma hora em prol delas antes de começar a responder às necessidades de outras pessoas.

Na verdade, a maioria das pessoas acha que, com uma hora ou duas de trabalho intenso no início da manhã, elas podem acabar com a maioria das atividades que colocam em sua lista de afazeres do dia. Se você já percebeu que trabalha mais em uma hora durante o café da manhã do que nas oito horas no escritório, sabe do que estamos falando.

 

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