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5 maus hábitos que tornam reuniões de trabalho improdutivas

Em 2015, organizações promoveram mais de 25 milhões de reuniões por dia, só nos Estados Unidos. Isso representa mais de US$ 37 bilhões perdidos em produtividade, de acordo com um estudo promovido pela Fuze, uma empresa voltada a inteligência no mundo dos negócios. Uma pesquisa feita pela Harvard Business Review reportou que 67% das reuniões podem ser consideradas improdutivas e 15% apenas uma perda de tempo das instituições.

Enquanto alguns defendem a manutenção de uma alta frequência de reuniões, é possível encontrar outras ferramentas que auxiliarão na capitalização do tempo e do dinheiro de uma companhia. A adesão de uma agenda, a definição de objetivos claros, o envio de materiais para a leitura prévia são alguns itens que podem ser incluídos no dia a dia de qualquer um.

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Mesmo que organizadores e chefes usem de todas as ferramentas ao seu alcance, ainda assim, o comportamento dos funcionários pode influenciar na produtividade, não só da empresa, mas também das reuniões. Novatos no mundo profissional, por exemplo, precisam de instruções para serem bons participantes nas reuniões.

Para fugir disso, FORBES selecionou cinco maus hábitos que são bastante comuns e que, até mesmo quem assumir cometê-los, vai poder readaptar os hábitos e aperfeiçoar o dia a dia. Veja na galeria de fotos abaixo:

  • Comentários fora de hora

    Alguns comentários não necessariamente precisam ser feitos a todos. As pessoas querem mostrar a quantidade de trabalho que está sendo produzido, mas é complicado desperdiçar o tempo de todos, quando a informação dada poderia ter sido enviada em único e-mail a alguém.

  • Interrompimentos

    Um dos elementos mais surpreendentes no ambiente de trabalho é a disputa por atenção. Mas se você sente necessidade de lutar por isso, procure não fazer isso em reuniões. Além de pegar mal, você está, possivelmente, atrapalhando o raciocínio dos outros e, simplesmente, sendo rude. Se você tem algo a complementar, aguarde a hora mais oportuna para isso: fale depois do outro ter terminado o seu discurso.

  • Prévia de ideias

    Se você tem a boa iniciativa de não desperdiçar tanto tempo, durante as reuniões, por exemplo, envie uma prévia de suas ideias antes delas. Desta forma, todos os participantes da equipe poderão pensar sobre ela e, às vezes, até complementá-las. Esteja ciente de que você precisa abrir um pouco mão do seu orgulho e focar no que talvez seja melhor para a companhia.

  • Anotações

    Antes de suas reuniões no ambiente de trabalho, faça uma prévia do que você pretende falar, do que realmente é relevante e consistente. Assim, será mais fácil organizar os pensamentos e as discussões a serem feitas.

  • Horários

    Pode não parecer ter muito sentido. Mas segundo um relatório da Bain and Company, uma companhia mundial de gerenciamento, reuniões atrasadas normalmente são responsáveis por 8% da perda de tempo e de dinheiro de uma empresa. Entenda que nunca há um motivo bom o suficiente para isso. Se você acha que cinco minutinhos não farão diferença, comece a tentar pensar diferente.

Comentários fora de hora

Alguns comentários não necessariamente precisam ser feitos a todos. As pessoas querem mostrar a quantidade de trabalho que está sendo produzido, mas é complicado desperdiçar o tempo de todos, quando a informação dada poderia ter sido enviada em único e-mail a alguém.

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